การลดระยะเวลาการรอคอยในการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้า

Abstract

โครงงานวิศวกรรมฉบับนี้ มีวัตถุประสงค์ในการลดระยะเวลารอคอยในการดำเนินงานการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้า (D/O: Delivery Order) จากการสำรวจพบว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นมีทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ส่วนภายในองค์กร พบว่าพนักงานหน้าเคาท์เตอร์ไม่ทราบถึงขอบเขตความรับผิดชอบของพนักงานที่ดูแลในแต่ละทวีป และพนักงานไม่จัดแยกแฟ้มเอกสาร ส่วนภายนอกองค์กรพบว่า ลูกค้าไม่รู้ขั้นตอนการจัดเอกสารในการรับใบสั่งปล่อยสินค้าและ ลูกค้าจ้างตัวแทนมารับใบสั่งปล่อยโดยที่ตัวแทนไม่มีความรู้เรื่องการรับใบสั่งปล่อย ส่งผลให้ระยะเวลาในการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้าต้องใช้ระยะเวลานาน โดยโครงงานวิศวกรรมฉบับนี้ได้หาแนวทางในการลดระยะเวลาในการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้าให้กับลูกค้า โดยนำเครื่องมือ 4 ชนิด ได้แก่ แผนภาพสาเหตุและผล (cause & effect diagram), การวิเคราะห์ปัญหาด้วยหลักการวิเคราะห์ทำไม-ทำไม (why-why analysis), แผนผังกระบวนการไหล (flow process chart) และวงจรการควบคุมคุณภาพ (PDCA) ในการควบคุมการดำเนินงาน ในการตรวจสอบการทำงานของแต่ละขั้นตอนเพื่อเปรียบเทียบระยะเวลาก่อนการปรับปรุงและหลังการปรับปรุง ผู้จัดทำโครงงานได้ทำเอกสารแนะนำการรับใบสั่งปล่อยสินค้าให้กับลูกค้า และเอกสารแนะนำขอบเขตการทำงานของพนักงานเพื่อช่วยในการตามหาพนักงานที่รับผิดชอบดูแลในแต่ละทวีป พบว่าจากการใช้เอกสารแนะนำดังกล่าว สามารถลดระยะเวลารอคอยในการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้า (D/O: Delivery Order) ได้ถึง 28% นอกจากนี้ลูกค้าและพนักงานใหม่สามารถเข้าใจขั้นตอนการปล่อยใบสั่งปล่อยสินค้าได้รวดเร็ว